Falls Sie für Ihr Werk einen Stichwortindex planen, können Sie diesen weitgehend bei der Texterfassung vorbereiten, was dann ein weiteres Mal Satzkosten sparen hilft.
Hier eine Kurzanleitung zur Indexerstellung in Word. Lassen Sie sich bitte nicht durch das englischsprachige Bildschirmfoto irriteren – die Beschreibung ist auf die deutsche Version zugeschnitten:
- Markieren Sie das Wort oder den Satz, auf das bzw. den verwiesen werden soll.
- Rufen Sie das Menü „Einfügen/Index & Tabellen“ auf
- Klicken Sie dort ggf. den Reiter „Index“ an (ist meistens schon die Vorgabe)
- Wählen Sie „Eintrag markieren“
- Sofern der Indexeintrag als eigenständiger Begriff erscheinen soll, geben Sie ihn einfach unter „Haupteintrag“ ein, exakt so, wie er im Index erscheinen soll – also in der Regel in der Grundform des Wortes, nicht grammatikalisch angepasst.
- Handelt es sich aber um einen Untereintrag in einer hierarchisch gegliederten Gruppe, dann geben Sie unter „Haupteintrag“ den Oberbegriff an (dieser muss für alle Einträge in dieser Gruppe absolut identisch eingegeben werden, sonst entstehen verschiedene Obergruppen) und unter „Untereintrag“ das eigentliche Stichwort, etwa „Herzerkrankungen“ (Haupt) / „chronische“ (Unter)
Word bietet nur diese zwei Ebenen, eine weitere Hierarchieebene wird zumindest von der Benutzerführung her nicht unterstützt, im Gegensatz zu InDesign als hauptsächlich verwendetem Satzprogramm, das standardmäßig bis zu vier Hierarchieebenen ermöglicht. Wenn Sie tiefer als in die zweite Hierarchieebene gehen wollen, müssen Sie weitere Hierachieebenen im Feld „Untereintrag“ durch einen Doppelpunkt separieren.
- In der Regel ist der Knopf „aktuelle Seite“ angewählt, und das dürfte in den meisten Fällen der richtige sein. Durch Klick auf „markieren“ wird der Indexeintrag dann so gesetzt, dass der Begriff mit der aktuellen Seite im Layout verbunden wird.
- Soll der Begriff aber auf einen anderen Eintrag verweisen, muss vor dem Setzen der Marke stattdessen „Querverweis“ angeklickt und der Begriff eingegeben werden, auf den verwiesen werden soll. Leider gibt es in Word keine Verlinkungs- bzw. Ausfüllautomatik (vgl. Oberbegriffe), die Einträge müssen also sorgfältig eingetippt werden. Es findet keine Plausibilitätskontrolle statt, um festzustellen, ob alle Querverweise auch wirklich auf einen existierenden Eintrag verweisen. Wichtig: Lassen sie den hier vorgegebenen Begriff („siehe“) nach Möglichkeit stehen. Er wird dann von der InDesign-Entsprechung ersetzt.
- Wenn Sie statt auf eine Seite auf einen ganzen Abschnitt verweisen wollen (S. 11–13 z. B.): Diese letzte Indexform wird von InDesign nicht übernommen, stattdessen lässt InDesign viel umfangreichere Verweise zu: Beliebige Anzahl von Absätzen oder Seiten, Abschnitts- oder Dokumentende … In diesem Fall müssten wir uns abstimmen, da solche Einträge im Satzprogramm vorgenommen werden müssen.
- Die Formatierungseinstellungen unten (fett/kursiv) können Sie getrost ignorieren. Sie beziehen sich nur auf die Gestaltung, wenn Word die Indexerstellung übernimmt, und haben keinen Einfluss auf den Umbruch in InDesign. Dort kann aber einfach jede von Ihnen gewünschte Formatierung zugewiesen werden.
- Klicken Sie nun auf „Markieren“, um die Marke auch wirklich zu setzen.
- Erfreulicherweise bleibt das Index-Fenster geöffnet, so dass man in Folge weitere Marken setzen kann, ohne jedes Mal den Weg über das Menü „Einfügen …“ zu nehmen.